Автоматизация процессов в отечественных коммерческих и бюджетных организациях даже сегодня начинается, как правило, по стандартной схеме: проводится внедрение 1С бухгалтерии, настраивается первичный учет, а расчет заработной платы и кадровое делопроизводство передаются в специализированные конфигурации.
Поэтому значительный объем потенциала современных систем автоматизации долго остается не востребованным.
Финансовые директора, экономисты и руководители кадровых отделов продолжают планировать фонд оплаты труда (ФОТ) во внешних электронных таблицах.
Ручной же перенос данных отнимает много рабочего времени, сопряжен с высоким риском механических ошибок перед защитой бюджета и не позволяет в достаточной степени оперативно реагировать на изменения рынка.
Однако эффективное решение этой действительно крайне непростой задачи есть, быстро непрерывно совершенствуется и имеет высокий авторитет у профильных специалистов.
Речь, разумеется, о программа 1С:ЗУП, которая имеет мощный встроенны функционал для моделирования расходов, позволяет полностью отказаться от ручных расчетов в старых/сторонних редакторах и автоматизировать в том числе и прогнозирование затрат на персонал.
Основные инструменты планирования в 1С:ЗУП
Чтобы система могла прогнозировать расходы, следует правильно активировать механизмы кадрового учета и расчета заработной платы. Основой для расчета планового ФОТ служит штатное расписание с поддержкой истории изменений.
Включается эта функция следующим образом: в «Настройках«, переходим в «Кадровый учет» и открываем окно настроек штатного расписания — здесь должна быть активна функция «Ведется штатное расписание» (сверху), а также обязательно — опция «Ведется история изменений штатного расписания» (чуть ниже):
История изменений, напомним, позволяет разделять текущие затраты и будущие периоды, создавая параллельные сценарии развития кадровой структуры. В этом же разделе заодно перепроверяем параметры расчета зарплаты.
Программа должна автоматически пересчитывать ФОТ при изменении начислений. Когда упомянутые опции включены, система начинает непрерывно собирать информацию по каждому рабочему месту, учитывая не только базовый оклад, но и все сопутствующие плановые надбавки, компенсации, ночные часы или региональные коэффициенты, закрепленные за конкретной штатной позицией.
Моделирование сценариев индексации заработка
Регулярный пересмотр тарифных ставок и окладов — стандартная прикладная задача для удержания персонала и адаптации к рыночным условиям. Но с полноценным внедрением ЗУП грамотная и своевременная оценка финансовых последствий таких мер выполняется тоже просто (без сложных математических моделей в сторонних таблицах) — с помощью встроенного инструмента «Изменение штатного расписания«.
Процесс моделирования индексации выглядит следующим образом:
- создаем новый документ изменения штатного расписания с датой в будущем, например, с первого числа следующего квартала;
- внутри документа задаем команду «Изменить позицию» и выбираем нужные подразделения либо же всю организацию целиком;
- далее кнопкой «Заполнить показатели» можно централизованно увеличить оклады всех сотрудников на определенный процент или на фиксированную сумму.
Главное преимущество данного метода заключается в том, что текущие начисления сотрудников и действующий расчет за открытый месяц остаются неизменными. Система формирует изолированный плановый слой данных. А у руководителя всегда есть возможность создать несколько таких документов-черновиков с разным процентом повышения (например, 5%, 8% и 12%) и затем сравнить итоговую финансовую нагрузку до утверждения окончательного управленческого решения.
Планирование расширения штата и учет будущих вакансий
Так как на этапе расширения бизнеса, открытия нового филиала или запуска новой производственной линий важно заранее заложить расходы на новые рабочие места в общий бюджет компании, 1С:ЗУП позволяет вносить в систему плановые вакансии, которые еще не заняты реальными физическими лицами, но уже должны учитываться при расчете будущего ФОТ.
Вводятся новые единицы через тот же документ «Изменение штатного расписания» — в него просто добавляются новые позиции с указанием дат их планируемого появления в штате и с плановыми начислениями для каждой. После этого система автоматически рассчитает долю этих позиций в общем фонде с учетом всех региональных особенностей и налоговых отчислений.
Автоматический расчет планового ФОТ для будущих позиций дает сразу несколько преимуществ:
- учет северных, уральских и иных региональных надбавок в зависимости от географического расположения конкретного филиала, выполняется тоже автоматически;
- корректно рассчитывается плановый ФОТ для позиций со сменным графиком, где закладываются плановые показатели ночных и праздничных часов;
- опция указания отложенной даты активации рабочих мест позволяет моделировать поэтапное расширение штата в течение года.
Таким образом, финансовый отдел получает точную картину затрат на персонал без необходимости ручного дорасчета сложных компенсационных пакетов для новых сотрудников.
Формирование отчетности и анализ отклонений для руководства
После того как все прогнозные сценарии внесены в систему, данные в удобном для анализа виде выгружать можно по мере необходимости. Для этого в разделе «Кадры» 1С:ЗУП предусмотрен целый блок аналитических «Кадровых отчетов«.
Основным инструментом для защиты бюджета перед генеральным или финансовым директором является отчет «Анализ фонда оплаты труда». Он позволяет сопоставить плановые показатели с фактическими начислениями за прошлые периоды и наглядно увидеть динамику изменений. Для отчета можно сгруппировать данные по подразделениям, должностям или конкретным статьям расходов.
Алгоритм работы с отчетами в «Кадрах» следующий:
- для проверки корректности внесенных изменений по окладам и надбавкам формируем отчет «Штатное расписание со вкладом в ФОТ«;
- для визуализации роста затрат по месяцам с учетом планируемого ввода новых вакансий включаем отчет «Динамика планового ФОТ«;
- и чтобы наглядно показать структуру будущих расходов делаем выгрузку данных с детализацией до тарифных ставок и постоянных премий.
Такой подход превращает стандартную учетную систему в полноценный инструмент финансовой аналитики. Руководство получает выверенные данные, основанные на реальной кадровой структуре предприятия, а не на приблизительных оценках из табличных редакторов. В свою очередь, автоматизация планирования снижает трудозатраты расчетного отдела и позволяет избежать непредвиденных кассовых разрывов из-за неправильно спрогнозированных расходов на персонал.